Arktiset Aromit ry, Kauppakatu 20 D, 89600 Suomussalmi
Arktiset Aromit ry, Kauppakatu 20 D, 89600 Suomussalmi
Laadittu 1.1.2023. Tietosuojaseloste pohjautuu yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU) 2016/679.
Rekisterinpitäjä
Arktiset Aromit ry
Kauppakatu 20, 89600 Suomussalmi
www.arktisetaromit.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Birgitta Partanen
birgitta.partanen(at)arktisetaromit.fi
Rekisterin nimi
Arktiset Aromit ry, henkilötietorekisteri, arvonnat ja kilpailut
Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste
Perusteena on henkilön antama suostumus, kun henkilö osallistuu arvontaan tai kilpailuun.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Arktiset Aromit ry järjestää toimintaansa liittyen arvontoja ja kilpailuja, joihin luonnolliset henkilöt voivat ottaa osaa. Arvonnat ja kilpailut ovat voimassa määräajan, alkamispäivästä päättymispäivään.
Arvonnat ja kilpailut voivat olla kaikelle yleisölle tarkoitettuja tai ne voivat olla rajattua tiettyyn henkilöryhmään kuuluville.
Arvonnoissa voittajat arvotaan heti arvonnan päätyttyä osallistuneiden joukosta. Tarvittaessa voittajat voidaan arpoa esimerkiksi tilanteissa, joissa oikeita vastauksia on useita.
Kilpailuissa voittajat ratkaistaan kilpailun sääntöjen perusteella. Säännöissä kuvataan, miten kilpailu etenee ja millä perusteilla voittajat ratkaistaan.
Henkilön antamia tietoja voidaan käyttää yhdistyksen toiminnan tai tuotteiden markkinoinnissa, mikäli henkilö on antanut tähän luvan arvontaan tai kilpailuun osallistumisen tai ilmoittautumisen yhteydessä.
Käsiteltävät henkilötiedot
Henkilötietojen käsittely harkitaan ja määritellään erikseen tapauskohtaisesti ja siitä informoidaan arvonnan tai kilpailun yhteydessä
Arvonnassa tai kilpailussa rekisterinpitäjä voi käsitellä esimerkiksi seuraavia henkilötietoja
Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisterissä olevilta henkilöiltä tai muilta rekisterinpitäjiltä.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Tietoja käsitellään yhdistyksen omiin tarpeisiin. Rekisterin teknisessä ylläpidossa ja käytössä hyödynnetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötiedot tallennetaan.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin on sovittu rekisteröidyn kanssa esimerkiksi tutkimuksen raportointia varten.
Mikäli arvonta tai kilpailu toteutetaan hankerahoituksella, valikoituja tietoja voidaan luovuttaa hankkeen rahoittajalle raportoinnin yhteydessä rahoittajan edellyttämistä asioista, esimerkiksi kilpailujen osallistujalistat.
Mikäli arvonta tai kilpailu toteutetaan yhteistyössä muun toimijan järjestämänä, yhteistyötaho huolehtii tietojen hävittämisestä laissa määritellyllä tavalla tai viittaa tietojen käsittelyssä omaan henkilötietorekisteriin.
Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttämiseen on oikeus vain nimetyillä henkilöillä. Kullakin käyttäjällä on käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.
Henkilötiedot lisätään rekisteriin, kun henkilö osallistuu arvontaan tai kilpailuun. Henkilötiedot poistetaan, kun arvonta on suoritettu, kilpailun voittajat on selvitetty tai kun kilpailu on päättynyt.
Henkilötietoja säilytetään arvonnassa tai kilpailussa erikseen määritellyn ajan (esimerkiksi kilpailun kesto) ja niin kauan, kun niiden käyttötarve on edelleen olemassa (esimerkiksi raportointi). Hanketoimintaan liittyvät henkilötiedot säilytetään rahoittajan edellyttämän arkistointiajan mukaan.
Rekisterinpitäjä arvioi säännöllisesti säilyttämisen tarpeellisuutta ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen säilyttämiseen henkilörekisterissä.
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt pitää esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen alusta.
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset näkyvät tässä selosteessa päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voidaan niistä tiedottaa myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai Arktiset Aromit ry:n nettisivuilla.
